Tietosuojaseloste
Colliers International Finland -konsernin asiakas-, prospekti-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
17.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Colliers International Finland Group Oy (y-tunnus 2396296-6)
Ratamestarinkatu 7 B
00520 Helsinki
2. Yhteystiedot rekisteriasioissa
Hille Amnell
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 20 130 2545
3. Rekisterin nimi
Asiakas-, prospekti-, yhteistyökumppani ja markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Colliers International Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä CIF) oikeutettuun etuun (ml. suoramarkkinointi) sekä lakisääteiseen velvoitteeseen asiakkaan tunnistamisesta.
Henkilötietojen käyttötarkoitus on:
- yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi
- asiakasviestintä
- myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
- mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen
- suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdentaminen
- liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
- asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja asiakas- tai yhteistyökumppaniyritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat):
- Nimi
- Yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Yritys tai yhteisötieto sekä asema yrityksessä tai yhteisössä, jota edustaa
- Tarvittaessa yksilöintitieto (passin tai ajokortin nro sopimuksissa, asiakkaan tunnistus)
- Suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
- Sähköisten palveluiden käyttäjätunnukset ja salasanat
- Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
- Ruokavalio tiedot (tapahtumat)
- Asiakashistoria (esim. osallistumistiedot tapahtumiin ja tilaisuuksiin)
- Asiakas-/käyttäjä- ja asiakaskokemustutkimusten vastaustiedot
- Puhelutallenteet
- Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.
- Rekisteri sisältää seuraavia tietoja potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
- Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
- Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
6. Tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan CIF:n kanssa tehtävän asiakkuus- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA alueen ulkopuolelle.
CIF käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetyslistojen, asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.
CIF -konserniin kuuluvat yritykset (Colliers International Finland Oy ja Colliers International Finland Group Oy) käsittelevät ko. rekisterin henkilötietoja omien asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja prospektien osalta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään CIF:n tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. CIF varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään kaksi vuotta asiakas- ja/tai sopimussuhteen tai viimeisimmän interaktion (tarjouspyyntö, tilaus tai tapaaminen) päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään).
Potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä kerättäviä henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. CIF arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi CIF huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
9. Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä eli käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.